INTRODUCCIÓN
CENTRO MUSICAL S.A.S sociedad legalmente constituida e identificada con NIT
890.929.264-5, con domicilio en la carrera 49 No 61 Sur 540 BD 161 Medellín
Antioquia, con teléfono 604 6044406150 y correo electrónico
mccontabilidad@musicalcedar.com con fundamento en lo dispuesto en la
Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012 y demás normas que las
desarrollen, complementen, modifiquen, sustituyan o adicionen, por medio del
presente documento y en su calidad de responsable de la información, da a
conocer la Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales de CENTRO
MUSICAL S.A.S
OBJETIVO
El presente documento tiene por objetivo establecer los principios, términos y
condiciones para el tratamiento de datos personales, actividad que incluye la
recolección, almacenamiento, procesamiento, actualización, uso, circulación,
transferencia y supresión de la información que se suministra a CENTRO
MUSICAL S.A.S en el desarrollo de su objeto social. Adicionalmente, la Política
de Tratamiento y Protección de Datos Personales establece los derechos de los
Titulares de la Información, los procedimientos para hacerlos efectivos y los
procedimientos internos de la empresa para garantizar su obligación de
protección de los datos personales suministrados.
De esta manera, CENTRO MUSICAL S.A.S manifiesta que garantiza los derechos
de la privacidad, la intimidad, el buen nombre y la autonomía, en el tratamiento
de los datos personales, y en consecuencia todas sus actuaciones se regirán por
los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia,
acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.
Todas las personas que, en desarrollo de diferentes actividades contractuales,
comerciales, laborales, entre otras, sean permanentes u ocasionales, llegaran a
suministrar a CENTRO MUSICAL S.A.S cualquier tipo de información o dato
personal, podrá conocerla, actualizarla y rectificarla.
III. MARCO LEGAL
Constitución Política, artículo 15.
Ley 1266 de 2008.
Ley 1581 de 2012.
Decretos Reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de 2010.
Decreto Reglamentario parcial 1377 de 2013.
Decreto 886 de 2014.
Decreto Único 1074 de 2015.
Sentencias C 1011 de 2008, y C 748 del 2011, de la Corte Constitucional.
Se debe tener presente que esta política se regirá por todo el marco legal vigente
y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
ÁMBITO DE APLICACIÓN
La presente política será aplicable a los datos personales registrados en cualquier
base de datos de CENTRO MUSICAL S.A.S cuyo titular sea una persona natural.
DEFINICIONES
Para los efectos de la presente política y en concordancia con la normatividad
vigente en materia de protección de datos personales, se tendrán en cuenta las
siguientes definiciones:
Autorización: consentimiento que, de manera previa, expresa e informada
emite el titular de algún dato personal para que la empresa lleve a cabo el
tratamiento de sus datos personales.
Base De Datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto
de Tratamiento, electrónico o no, cualquiera que fuere la modalidad de su
formación, almacenamiento, organización y acceso.
Causahabiente: persona que ha sucedido a otra por causa del
fallecimiento de ésta (heredero).
Dato Personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a
una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato Público: es el dato personal calificado como tal según los mandatos
de la ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado,
privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado
civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o
de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna.
Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros,
en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales,
sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a
reserva.
Dato semiprivado: es aquella información que no es de naturaleza íntima,
reservada ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no
sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en
general, como es el caso de los datos financieros, crediticios o actividades
comerciales.
Dato Sensible: es el Dato Personal que afecta la intimidad del Titular o
cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos
que revelen afiliaciones sindicales, el origen racial o étnico, la orientación
política, las convicciones religiosas, morales o filosóficas, la pertenencia a
sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que
promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los
derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos
relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
Información digital: toda aquella información que es almacenada o
transmitida por medios electrónicos y digitales como el correo electrónico
u otros sistemas de información.
Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada,
que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos
personales por cuenta del responsable del tratamiento.
Responsable Del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o
privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de
datos y/o el tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento
por parte de CENTRO MUSICAL S.A.S y quien es sujeto del derecho de
habeas data.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos
personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o
supresión.
Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el
responsable y dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos
personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las
políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de
acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar
a los datos personales.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el
responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado
en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor,
que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera
del país.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la
comunicación de estos dentro o fuera del territorio de Colombia cuando
tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por
cuenta del responsable.
Autorizado: Es CENTRO MUSICAL S.A.S y todas las personas bajo la
responsabilidad de la EMPRESA, que por virtud de la Autorización y de
estas Políticas tienen legitimidad para Tratar los Datos Personales del
Titular. El Autorizado incluye al género de los Habilitados.
Habilitación: Es la legitimación que expresamente y por escrito mediante
contrato o documento que haga sus veces, otorgue CENTRO MUSICAL
S.A.S a terceros, en cumplimiento de la Ley aplicable, para el Tratamiento
de Datos Personales, convirtiendo a tales terceros en Encargados del
Tratamiento de los Datos Personales entregados o puestos a disposición.
PRINCIPIOS
CENTRO MUSICAL S.A.S, en el desarrollo de sus actividades comerciales
recolectará, utilizará, almacenará, transmitirá y realizará diversas operaciones
sobre los datos personales de los Titulares. En todo Tratamiento de Datos
Personales realizado por la EMPRESA, los responsables, Encargados y/o terceros
a quienes se les transfiera Datos Personales deberán dar cumplimiento a los
principios y reglas establecidas en la Ley y en esta Política, con el fin de garantizar
el derecho al habeas data de los Titulares y dar cumplimiento a las obligaciones
de Ley de la Firma. Estos principios son:
Autorización previa: todo tratamiento de datos personales se llevará cabo
una vez se haya obtenido la Autorización previa, expresa e informada del
Titular, salvo que la Ley establezca una excepción a esta regla. En caso de
que los Datos Personales hayan sido obtenidos con anterioridad a la Ley,
la EMPRESA buscará los medios ordinarios y alternativos pertinentes para
convocar a los Titulares y obtener su autorización retroactiva, siguiendo lo
establecido por el Decreto 1377 y las normas concordantes.
Libertad: el tratamiento de los datos personales se realiza previa
autorización expresa e informada del Titular por parte del titular o teniendo
en cuenta las causales que relevan el consentimiento por parte del titular y
que se encuentran consagradas en la ley.
Legalidad en materia de tratamiento de datos: CENTRO MUSICAL
S.A.S se sujetará a lo establecido en la ley y en las disposiciones que la
regulan.
Finalidad: toda actividad de tratamiento de datos personales debe
obedecer a las finalidades mencionadas en esta política o en la
autorización otorgada por el titular de los datos personales, o en los
documentos específicos donde se regule cada tipo o proceso de
tratamiento de datos personales. la finalidad del tratamiento particular de
un dato personal debe ser informada al titular del dato personal al
momento de obtener su autorización. los datos personales no podrán ser
tratados por fuera de las finalidades informadas y consentidas por los
titulares de los datos.
Veracidad de la calidad del Dato: el dato personal sometido a
tratamiento debe ser veraz, completo, exacto, actualizado, comprobable y
comprensible CENTRO MUSICAL S.A.S no hace tratamiento a datos
personales que se encuentren de manera parcial, fraccionados y que su
tratamiento pueda inducir a un error que pueda perjudicar al titular del
tratamiento de la información, cuando se presenten estos casos, CENTRO
MUSICAL S.A.S solicitará al titular la corrección y actualización necesaria
para que no se siga presentando esa situación, en caso de no poder
realizar la actualización de la información se abstendrá de realizar un
tratamiento sobre estos datos.
Transparencia: previa solicitud del titular, se deberá dar solución a la
petición que eleve el titular sobre la información que repose en la base de
datos. La respuesta a esta petición se llevará a cabo por parte del oficial de
privacidad directamente. La dependencia encargada del tratamiento de la
información acompañará el proceso de respuesta en los casos necesarios.
Entrega de información al Titular: cuando el titular lo solicite, la EMPRESA
deberá entregarle la información acerca de la existencia de datos
personales que le conciernan al solicitante. Esta entrega de información la
llevará a cabo la dependencia de la EMPRESA encargada de la protección
de datos personales.
Circulación restringida: los datos personales solo pueden ser tratados
por aquel personal de la EMPRESA que cuente con autorización para ello,
o quienes dentro de sus funciones tengan a cargo la realización de tales
actividades. No podrá entregarse datos personales a quienes no cuenten
con autorización o no hayan sido habilitados por la EMPRESA para llevar a
cabo el tratamiento.
Acceso restringido: salvo por los Datos expresamente autorizados, la
EMPRESA no podrá hacer disponibles datos personales para su acceso a
través de internet u otros medios de comunicación masiva, a menos que se
establezcan medidas técnicas y de seguridad que permitan controlar el
acceso y restringirlo solo a las personas autorizadas.
Temporalidad: Por regla general no se usará la información del titular más
allá del plazo razonable que exija la finalidad que fue informada al titular
de los datos personales.
PARÁGRAFO. En los casos que haya legislación especial sobre el tema, se
conservará la información el término que la ley especial indique.
Confidencialidad: CENTRO MUSICAL S.A.S debe siempre realizar el
Tratamiento disponiendo las medidas técnicas, humanas y administrativas
que resulten necesarias para mantener la confidencialidad del dato y para
evitar que sea éste adulterado, modificado, consultado, usado, accedido,
eliminado, o conocido por personas no Autorizadas o por personas
Autorizadas y no Autorizadas de manera fraudulenta, o que el Dato
Personal se pierda. Todo nuevo proyecto que implique el Tratamiento de
Datos Personales deberá ser consultada esta Política de Tratamiento para
asegurar el cumplimiento de esta regla.
Confidencialidad y tratamiento posterior: todo Dato Personal que no
sea dato público debe tratarse por los responsables como confidencial,
aun cuando la relación contractual o el vínculo entre el titular del dato
personal y la firma haya terminado. a la terminación de dicho vínculo, tales
datos personales deben continuar siendo tratados de conformidad con
esta política y con la ley.
Seguridad: la información sujeta a tratamiento por el responsable del
tratamiento o encargado del tratamiento se deberá manejar con las
medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para
otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida,
consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Individualidad: CENTRO MUSICAL S.A.S mantendrá de manera
separada las bases de datos en las que tiene la calidad de encargado o que
pudiera llegar a serlo, de las bases de datos en las que actúa en calidad de
responsable. CENTRO MUSICAL S.A.S dará aplicación armónica, teniendo
en cuenta la naturaleza de los datos y los anteriores principios.
VII. DERECHOS DE LOS TITULARES
Para todos los procesos que impliquen el tratamiento de datos personales de
clientes, empleados, proveedores, contratistas, accionistas o terceros con los
cuales se relacione en desarrollo de las actividades previstas para el
cumplimiento de su objeto social, CENTRO MUSICAL S.A.S deberá tener en
cuenta e informarle a dichas personas de manera expresa y previa, por
cualquier medio del cual se pueda conservar una constancia de su
cumplimiento, que de acuerdo con la ley, los titulares de datos personales
tienen los siguientes derechos:
Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a CENTRO
MUSICAL S.A.S o a los Encargados. Este derecho se podrá ejercer,
entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos,
fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté
expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
Solicitar prueba de la autorización otorgada a CENTRO MUSICAL
S.A.S, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el
Tratamiento, de conformidad con lo previsto en la ley.
Presentar solicitudes CENTRO MUSICAL S.A.S ante o el Encargado del
Tratamiento respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales, y
a que éstas le entreguen tal información.
Ser informado por el responsable del Tratamiento, previa solicitud,
respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por
infracciones a la Ley.
Ser informado por CENTRO MUSICAL S.A.S o el Encargado, previa
solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por
infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que
la modifiquen, adicionen o complementen.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus Datos
Personales de las bases de datos de la EMPRESA cuando la
Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado mediante
acto administrativo definitivo que en el Tratamiento la Firma o el
Encargado del Tratamiento ha incurrido en conductas contrarias a la
Ley o cuando no hay una obligación legal o contractual de mantener el
Dato Personal en la base de datos del responsable.
Solicitar acceso y acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que
hayan sido objeto de Tratamiento de acuerdo con el artículo 21 del
Decreto 1377 del 2013. El Titular de la Información podrá consultar de
forma gratuita sus datos personales:
Al menos una vez cada mes calendario.
Cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas
de Tratamiento de la Información que motiven nuevas consultas,
entendiéndose por sustancial cuando el cambio se refiera a la
finalidad del tratamiento.
Conocer las modificaciones a los términos de esta Política de manera
previa y eficiente a la implementación de las nuevas modificaciones o,
en su defecto, de la nueva política de tratamiento de la información.
Tener fácil acceso al texto de esta Política y sus modificaciones.
Acceder de manera fácil y sencilla a los Datos Personales que se
encuentran bajo el control de la Firma para ejercer efectivamente los
derechos que la Ley les otorga a los Titulares.
Conocer a la dependencia o persona facultada por CENTRO
MUSICAL S.A.S frente a quien podrá presentar quejas, consultas,
reclamos y cualquier otra solicitud sobre sus Datos Personales.
Los demás previstos en la Ley 1581 de 2012 y las normas que las
modifiquen, sustituyan, desarrollen y/o complementen.
Los Titulares podrán ejercer sus derechos de Ley y realizar los procedimientos
establecidos en esta Política, mediante la presentación de su cédula de
ciudadanía o documento de identificación original. Los menores de edad
podrán ejercer sus derechos personalmente, o a través de sus padres o los
adultos que detenten la patria potestad, quienes deberán demostrarlo
mediante la documentación pertinente. Así mismo podrán ejercer los
derechos del Titular los causahabientes que acrediten dicha calidad, el
representante y/o apoderado del titular con la acreditación correspondiente y
aquellos que han hecho una estipulación a favor de otro o para otro.
VIII. DEBERES DE CENTRO MUSICAL S.A.S CON LOS TITUTALES DE
DATOS
Los datos personales pertenecen a sus titulares, quienes tienen facultad para
tomar decisiones sobre dichos datos. Al reconocer lo anterior, CENTRO
MUSICAL S.A.S usará los datos personales exclusivamente para los fines
permitidos por las normas vigentes y por esta Política, necesarios para el
cumplimiento de las actividades previstas en su objeto social. En
consecuencia, CENTRO MUSICAL S.A.S como responsable del tratamiento
de los datos informa los deberes a su cargo:
Obtener la autorización expresa del Titular del dato, por cualquier
medio idóneo.
Informar al Titular del dato sobre sus derechos, al recopilar los datos,
dentro de las opciones que permitan las disposiciones legales vigentes.
Dar a conocer al Titular del dato que es su decisión responder y brindar
la información requerida.
Informar a sus proveedores, clientes, contratistas, empleados,
accionistas y toda persona de quien reciba datos personales, el
tratamiento que dará a dichos datos, así como su finalidad y
mecanismos de actualización; esto se divulgará por los medios
legalmente permitidos, tales como y sin limitarse al diligenciamiento de
formatos, envío de mensajes de texto, acceso a través de redes sociales,
acceso al sitio web de CENTRO MUSICAL S.A.S.
Velar por que al Titular del dato le sea respetado en todo momento el
derecho al Habeas Data en los términos de ley y de la presente Política.
Conservar de manera adecuada, segura los registros de datos
personales.
Reportar los datos de identificación, dirección física o electrónica,
teléfono, del funcionario o área que tendrá la calidad de responsable
del tratamiento, a través de cualquier medio de divulgación idóneo.
CASOS EN LOS QUE NO ES NECESARIA LA AUTORIZACIÓN PARA
TRATAMIENTO DE LOS DATOS
Información requerida por una entidad pública o administrativa en
ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
Datos de naturaleza pública.
Casos comprobados de urgencia médica o sanitaria.
Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos,
estadísticos o científicos.
Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.
FINALIDAD DEL TRATAMIENDO DE DATOS PERSONALES
Los datos personales de los titulares de la información serán recolectados,
almacenados, procesados, usados, circulados, transferidos, transmitidos,
compartidos y/o suprimidos, de conformidad con el vínculo contractual que se
haya establecido, en la siguiente base de datos y con la finalidad indicada para
ella.
FINALIDADES GENERALES A LA BASE DE DATOS
La base de datos almacena toda la información de pacientes y clientes y dentro
de la cual se puede encontrar información relacionada con el nombre, correo
electrónico, entre otros.
Esta información es recaudada a través de los canales físicos, digitales o virtuales
dispuestos por CENTRO MUSICAL S.A.S. como puede ser la entrega en su sede
física, sitios web, redes sociales y tiendas virtuales, y la cual es tratada de acuerdo
con las siguientes finalidades:
Fines administrativos, operativos, industriales, comerciales, sociales,
promocionales, informativos, de mercadeo, ventas, para el mejoramiento
continuo y cumplimiento en el desarrollo de sus actividades.
Ejercer su derecho de conocer de manera suficiente al usuario con quien
se propone entablar relaciones, prestar servicios, y valorar el riesgo
presente o futuro de las mismas relaciones y servicios.
Ofrecer conjunta o separadamente con terceros o a nombre de terceros,
servicios financieros, comerciales y conexos.
Realizar campañas de promoción, marketing, publicidad, beneficencia,
servicio social o en conjunto con terceros.
Ingreso en concursos o participación en encuestas.
Registros para eventos.
Procesos de selección en el manejo de información de aspirantes y
empleados directos e indirectos.
Estudiar y atender solicitudes de servicios de los titulares de datos en
cualquier tiempo.
Gestionar toda la información necesaria para el cumplimiento de las
obligaciones tributarias y de registros comerciales, corporativos y
contables de la empresa.
Cumplir con los procesos internos de la empresa en materia de
administración de proveedores y contratistas.
Cumplir los contratos de servicios celebrados con los clientes.
Las demás finalidades que determinen los responsables en procesos
de obtención de Datos Personales para su Tratamiento y que sean
comunicadas a los Titulares en el momento de la recolección de los datos
personales.
El control y la prevención del fraude y de lavado de activos,
incluyendo, pero sin limitarse a la consulta en listas restrictivas, y toda la
información necesaria requerida para el SARLAFT.
El proceso de archivo, de actualización de los sistemas, de
protección y custodia de información y bases de datos de la empresa.
Procesos al interior de la empresa, con fines de desarrollo u
operativo y/o de administración de sistemas.
La transmisión de datos a terceros con los cuales se hayan celebrado
contratos con este objeto, para fines comerciales, administrativos, de
mercadeo y/o operativos, incluyendo, pero sin limitarse a la expedición de
carnets, certificados personalizados y certificaciones a terceros, de acuerdo
con las disposiciones legales vigentes.
Mantener y procesar por computadora u otros medios, cualquier
tipo de información relacionada con el negocio del cliente con el fin de
brindar los servicios y productos pertinentes.
Las demás finalidades que determinen los responsables en procesos
de obtención de Datos Personales para su Tratamiento, con el fin de dar
cumplimiento a las obligaciones legales y regulatorias, así como de las
políticas de CENTRO MUSICAL S.A.S.
En consecuencia, para las finalidades descritas anteriormente, CENTRO
MUSICAL S.A.S, puede, entre otras actividades:
Conocer, almacenar y procesar toda la información suministrada por los
titulares de datos en una o varias bases de datos, en el formato que estime
más conveniente.
Ordenar, catalogar, clasificar, dividir o separar la información suministrada
por los titulares de datos.
Verificar, corroborar, comprobar, validar, investigar o comparar la
información suministrada por los titulares de datos, con cualquier
información que tenga a disposición legítimamente, referente a cualquier
relación que tenga el titular de los datos con CENTRO MUSICAL S.A.S,
donde el responsable del tratamiento cuente con previa autorización.
Acceder, consultar, comparar y evaluar toda la información que sobre el
Titular se encuentre almacenada en las bases de datos de cualquier central
de riesgo crediticio, financiero, de antecedentes judiciales o de seguridad
legítimamente constituida, de naturaleza estatal o privada, nacional o
extranjera, o cualquier base de datos comercial o de servicios que permita
establecer de manera integral e históricamente completa el
comportamiento que como deudor, usuario, cliente, garante, endosante,
afiliado, beneficiario, suscriptor, contribuyente y/o como titular de servicios
financieros, comerciales o de cualquier otra índole.
Analizar, procesar, evaluar, tratar o comparar la información suministrada
por el Titular.
Estudiar, analizar, personalizar y utilizar la información suministrada por el
Titular para el seguimiento, desarrollo y/o mejoramiento, tanto individual
como general, de condiciones de servicio, administración, seguridad o
atención, así como para la implementación de planes de mercadeo,
campañas, beneficios especiales y promociones.
Compartir con sus accionistas y con empresas aliadas, vinculadas, afiliadas
o con los aliados de negocios que se sometan a las condiciones de la
presente Política.
Extender la información que obtenga en los términos legales, a las
compañías contratistas de servicios de recolección, almacenamiento y
manejo de sus bases de datos, previas las autorizaciones con que cuente
para ello.
XII. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR
Para el logro de las anteriores finalidades, CENTRO MUSICAL S.A.S requiere
de los titulares de los datos su autorización previa, libre y debidamente
informada. Esta autorización del Titular es una declaración que le informa:
Quién es el responsable o encargado de recopilar la información.
Los datos recopilados.
Las reglas para ejercitar los derechos de acceso, supresión o
actualización de datos.
Las finalidades del tratamiento de los datos.
La información sobre recolección de datos sensibles.
La autorización puede constar en cualquier medio permitido por las
normas vigentes, bien sea físico o electrónico, siempre que permita su
consulta a través de sistemas organizados.
Para obtener la autorización del Titular, CENTRO MUSICAL S.A.S puede utilizar,
entre otros y sin limitarse a estos medios:
Los diferentes contratos celebrados por CENTRO MUSICAL S.A.S,
siempre que haya previa socialización de la Política de Habeas Data y en
cumplimiento a lo legalmente establecido.
Formulario de inscripción y/o actualización a los programas que realice
CENTRO MUSICAL S.A.S
Formatos, cartas, actas y/o diferentes documentos de autorización.
Actividades por medio de redes sociales, como Facebook, YouTube,
Google plus e Instagram.
El diligenciamiento de formatos de petición, queja o reclamos establecidos
en por la empresa.
A través de los medios de comunicación establecidos con las partes
interesadas y por los medios establecidos por la empresa para el desarrollo
de sus actividades y los estipulados para servicio al cliente a nivel Nacional.
A los datos resultantes de análisis, procesamientos, evaluaciones,
tratamientos y comparaciones, les serán aplicables las mismas
autorizaciones que otorga el Titular.
En los eventos de datos personales de menores de edad y adolescentes,
CENTRO MUSICAL S.A.S deberá contar con la autorización previa,
expresa e informada del padre, la madre o representante legal del niño o
adolescente.
XIII. PROCEDIMIENTOS PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS
TITULARES DE LA INFORMACIÓN
A continuación, se describen los procedimientos y reglas para el ejercicio de los
derechos a favor de los Titulares de la Información. Canales y Horarios Para el
ejercicio de los derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información,
así como para revocar la autorización, los Titulares de la Información pueden
hacer sus solicitudes a través del correo electrónico
mccontabilidad@musicalcedar.com
Personas Autorizadas: los derechos de los Titulares de la Información podrán
ejercerse por las siguientes personas, acreditando la calidad correspondiente:
Por el Titular, quien deberá presentar el documento de identidad.
Por sus causahabientes, quienes deberán presentar el documento de
identidad, registro civil de defunción del Titular, documento que acredite
la calidad en que actúa y el número del documento de identidad del
Titular.
Por el representante y/o apoderado del Titular, quien deberá presentar
documento de identidad válido, documento que acredite la calidad en la
que actúa (poder) y el número del documento de identidad del Titular.
Los solicitantes deberán anexar los documentos que acrediten su
condición para actuar frente a CENTRO MUSICAL S.A.S.
Trámite de consultas: las consultas serán atendidas en un término de diez (10)
días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la respectiva solicitud.
Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se
informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la
fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los
cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Trámite de peticiones o reclamos: el Titular o sus causahabientes que
consideren que la información contenida en las bases de datos que administra
CENTRO MUSICAL S.A.S debe ser objeto de corrección, actualización o
supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los
deberes contenidos en la ley aplicable, podrán presentar una petición o reclamo
ante el responsable del tratamiento el cual será tramitado bajo las siguientes
reglas:
El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a CENTRO MUSICAL
S.A.S físicamente a la dirección carrera 49 No. 61 sur 540 BD 161 de
Medellín o vía electrónica a mccontabilidad@musicalcedar.com
La solicitud deberá contener:
Nombre y documento de identificación del Titular.
Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y el objetivo
perseguido (actualización, corrección o supresión, o cumplimiento
de deberes).
Dirección y datos de contacto e identificación del reclamante.
Toda la documentación que el reclamante quiera hacer valer.
La EMPRESA antes de atender el reclamo verificará la identidad del Titular
del Dato Personal, su representante y/o apoderado, o la acreditación de
que hubo una estipulación por otro o para otro. Para ello puede exigir la
cédula de ciudadanía o documento de identificación original del Titular, y
los poderes especiales, generales o documentos que se exijan según sea
el caso.
Si el reclamo o la documentación adicional están incompletos, la EMPRESA
requerirá al reclamante por una sola vez dentro de los cinco (5) días
siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Si el
reclamante no presenta la documentación e información requerida dentro
de los dos (2) meses siguientes a la fecha del reclamo inicial, se entenderá
que ha desistido del reclamo.
Si por cualquier hecho la persona que recibe el reclamo al interior de la
EMPRESA no es competente para resolverlo, dará traslado del reclamo a la
brevedad posible a la Gerencia, e informará de dicha remisión al
reclamante.
Una vez recibido el reclamo con la documentación completa, se incluirá en
la Base de Datos de la EMPRESA donde reposen los Datos del Titular
sujetos a reclamo una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo
de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Esta leyenda deberá
mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles
contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere
posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al
interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su
reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles
siguientes al vencimiento del primer término.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una
leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo de este, en un término
no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta
que el reclamo sea decidido.
Quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio: el titular,
causahabiente o apoderado deberá agotar en primer lugar el trámite de consulta
o reclamo, antes de dirigirse a la Superintendencia de Industria y Comercio.
XIV. MEDIDAS DE SEGURIDAD
La empresa está comprometida con la seguridad de la información de la cual
puede ser responsable o encargado, motivo por el cual para cumplir y garantizar
su deber de seguridad consagrada en la ley 1581 de 2012.
Por este motivo la compañía ha implementado las siguientes medidas de
seguridad para los diferentes tipos de datos que maneja.
MEDIDAS GENERALES A TODOS LOS TIPOS DE DATOS.
Medidas que eviten el acceso indebido o la recuperación de los datos
que han sido descartados, borrados o destruidos.
Acceso restringido al lugar donde se almacenan los datos.
Autorización del responsable de administrar las bases de datos para la
salida de documentos o soportes por medio físico o electrónico.
Sistema de etiquetado o identificación del tipo de información.
Inventario de soportes.
Acceso de usuarios limitado a los datos necesarios para el desarrollo de
sus funciones.
Lista actualizada de usuarios y accesos autorizados.
Mecanismos para evitar el acceso a datos con derechos distintos de los
autorizados.
Concesión, alteración o anulación de permisos por el personal
autorizado.
Registro de incidencias donde se indique el tipo de incidencia,
momento en que se ha producido, emisor de la notificación, receptor
de la notificación, efectos y medidas correctoras.
Procedimiento de notificación y gestión de incidencias.
Definición de las funciones y obligaciones de los usuarios con acceso a
los datos.
Definición de las funciones de control y autorizaciones delegadas por
el responsable del tratamiento.
Divulgación entre el personal de las normas y de las consecuencias del
incumplimiento de estas.
Elaboración e implementación del manual de obligatorio cumplimiento
para el personal donde se consagre mínimamente el ámbito de
aplicación, medidas y procedimientos de seguridad, funciones y
obligaciones del personal, descripción de las bases de datos,
procedimiento ante incidencias, identificación de los encargados del
tratamiento.
Archivo de documentación siguiendo procedimientos que garanticen
una correcta conservación, localización y consulta, que permitan el
ejercicio de los derechos de los titulares.
Dispositivos de almacenamiento con mecanismos que impidan el
acceso a personas no autorizadas.
Deber de diligencia y custodio de la persona a cargo de documentos
durante la revisión o tramitación de estos.
Identificación personalizada de usuarios para acceder a los sistemas de
información y verificación de su autorización.
Mecanismos de identificación y autenticación como pueden ser
contraseñas que requieran parámetros mínimos para su asignación y
que tengan una caducidad periódica que requiera su cambio.
Acceso a datos mediante redes seguras.
Auditoria ordinaria, la cual puede ser interna o externa periódicamente
frente al cumplimiento de las obligaciones de protección de datos
personales.
Auditoria extraordinaria por modificaciones sustanciales en los sistemas
de información.
Informe de detección de deficiencias y propuesta de correcciones.
Análisis y conclusiones del responsable de seguridad y del responsable
del tratamiento.
Designación de uno o varios administradores de las bases de datos.
Designación de uno o varios encargados del control y coordinación
de las medidas de la política de tratamiento de datos personales.
Prohibición de delegación de la responsabilidad del responsable
del tratamiento de los administradores de las bases de datos.
Controles periódicos de cumplimiento.
Acceso solo del personal autorizado.
Mecanismo de identificación de acceso.
Registro de accesos de usuarios no autorizados.
Destrucción que impida el acceso o recuperación de los datos.
Archivadores, armarios u otros ubicados en áreas de acceso
protegidas con llaves u otras medidas.
Medidas que impidan el acceso o manipulación de documentos
almacenados en forma física.
Sistema de etiquetado confidencial.
Mecanismos de cifrado de datos para la transmisión y
almacenamiento.
Registro de accesos donde se indiqué la hora, base datos a la que se
accede, que tipo de acceso se presentó y que información se accedió.
Control del registro de accesos por el responsable de seguridad.
Acceso y transmisión de datos mediante redes electrónicas seguras.
Transmisión de datos mediante redes cifradas, donde se pueden
utilizar sistemas
USO DE COOKIES O WEB BUGS
Las cookies o web bugs usados por la empresa mediante su sitio web no tienen
como finalidad recolectar datos personales del usuario, se utilizan con la finalidad
limitada de facilitar al usuario el acceso a la página web. La empresa también
podrá usar cookies para el inicio de sesión, la cuales no serán memorizadas de
forma permanente y desaparecerán una vez el usuario proceda a cerrar el
navegador, estas estarán limitadas a recoger información técnica con la finalidad
de identificación la sesión y permitir el acceso seguro y eficiente a la página web,
todo esto para prestarle el mejor servicio al usuario.
En caso de no permitir el uso de las cookies, estas pueden ser rechazadas o en
caso de contar con cookies ya existentes eliminarlas, esto con la configuración de
del navegador desde el cual se esté realizando el acceso al sitio web.
Es necesario tener en cuenta que en caso de bloquear las cookies o eliminarlas,
esto puede afectar el correcto uso del sitio web.
Las cookies usadas por la empresa podrán ser propias o de un tercero, pero el
usuario siempre tendrá la opción de decidir sobre el uso de las cookies, teniendo
en cuenta lo indicado anteriormente sobre los efectos de bloquear o eliminarlas.
XVI. PROCEDIMIENTO DE NOTIFICACIÓN, GESTIÓN Y RESPUESTA ANTE
INCIDENTES.
La empresa posee un procedimiento establecido para la notificación, gestión y
respuesta de incidentes buscando garantizar la confidencialidad, disponibilidad
e integridad de la información contenida en las bases de datos bajo nuestra
responsabilidad.
Los pasos que seguir por la empresa son los siguientes:
Se tiene conocimiento de la incidencia la cual puede consistir en: perdida,
hurto y/o acceso no autorizado, que afecten o puedan afectar la
confidencialidad, disponibilidad e integridad de la información protegida
de la empresa o alguno de los encargados. Se deberá comunicar de
manera inmediata, al área encargada de protección de datos personales.
Se debe describir de manera detallada el tipo de incidencia que se
produjo, indicando las personas que hayan podido tener relación con la
incidencia, la fecha y hora en que se ha producido, la persona que notifica
la incidencia, la persona a quien se le comunica y los efectos que ha
producido.
Una vez se comunica la incidencia se solicitará al área encargada de
protección de datos personales que expida el recibo que conste que la
incidencia fue reportada con todos los requisitos indicando anteriormente.
El área encargada creara un registro de incidencias que contendrá el tipo
de incidencia, fecha y hora de esta, persona que la notifica, persona que la
comunica, efectos generados por la incidencia y las medidas correctoras
que se deban aplicar según el caso.
Cuando se permita, se debe implementar el procedimiento para la
recuperación de los datos, manifestando y dejando plasmado, quien
ejecuta el proceso, los datos que serán restaurados y dependiendo del
caso, los datos que tuvieron que ser grabados de manera manual durante
el proceso de recuperación.
Bajo la obligación estipulada en la Ley 1581 de 2012 la empresa procederá
informar a la Superintendencia de Industria y Comercio dentro de los 15
días hábiles siguientes a la detección de la incidencia, este proceso se
realizará mediante el Registro Nacional de Base de datos y siguiendo los
lineamientos consagrados por la SIC en sus guías.
La empresa comunicara a los titulares de la información que puedan haber
sido afectados con la incidencia, para que estos puedan tomar las
respectivas medidas de protección.
Luego del respectivo estudio de la incidencia, la empresa implementara las
correcciones acordes a la incidencia presentada.
XVII. SISTEMAS DE VIDEOVILIGANCIA
CENTRO MUSICAL S.A.S, informa sobre la existencia de mecanismos de
seguridad adoptados mediante la difusión en sitios visibles de anuncios de video
vigilancia. De acuerdo con lo anterior la empresa cuenta con un sistema de
vigilancia instalados en el interior y exterior de la planta de producción y oficinas.
XVIII. TRATAMIENTO DE IMÁGENES
El tratamiento de datos personales ha sido definido como “cualquier operación o
conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección,
almacenamiento, uso, circulación o supresión” en el caso de las imágenes de
personas determinadas o determinables operaciones como la captación,
grabación, transmisión, almacenamiento, conservación, o reproducción en
tiempo real o posterior entre otras, son consideradas como tratamiento de datos
personales y en consecuencia, se encuentran sujetas al régimen de General de
Protección de Datos.
AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES: se
entiende que el titular de la información ha dado su autorización cuando
sea por escrito, oral o mediante conductas inequívocas, es decir, aquellas
que no admiten duda o equivocación y que permitan concluir de forma
razonable que otorgó la autorización.
Se informará a los titulares de datos personales que se encuentran en una
zona de video vigilancia mediante señales o avisos implementados que
cumplirán con el siguiente contenido:
Incluir información sobre quién es el responsable del tratamiento y
sus datos de contacto.
Indicar el tratamiento que se dará a los datos y la finalidad de este.
Incluir los derechos de los titulares de la información.
Indicar el lugar donde está publicada la política de tratamiento de la
información
DIVULGACIÓN DE LA INFORMACIÓN: el acceso y divulgación de las
imágenes será restringido y su tratamiento solo será por personas
autorizadas por el Titular y/o por solicitudes de una autoridad en ejercicio
de sus funciones. En consecuencia, esta información que se recolecta por
medio de sistema de vigilancia será controlada y consistente con la
finalidad establecida por el responsable del tratamiento de datos.
XIX. SEGURIDAD INFORMÁTICA
CENTRO MUSICAL S.A.S ha implementado una política de Seguridad
Informática de estricto cumplimiento para todos los colaboradores, enfocada en
prevenir el uso y acceso no autoriza a los datos de carácter personal.
La empresa hace declaración de seguridad y privacidad en orden a demostrar y
comunicar su compromiso con una práctica de negocios de alto nivel ético y
dotado de los controles internos apropiados. Además, hace esta declaración para
garantizar el compromiso con la protección de los datos personales de los
usuarios internos y externos de la compañía.
ENCARGADO DE PROTECCION DE DATOS RESPONSABLE
Toda petición, consulta, queja o reclamo relacionada con el manejo de datos
personales, en aplicación de lo previsto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377
de 2013, deberá enviarse a:
Entidad: CENTRO MUSICAL S.A.S
Dependencia: Administración
Dirección física: carrera 49 No. 61 sur 540 BD 161 de Medellín o vía electrónica a
Correo electrónico: mccontabilidad@musicalcedar.com
Teléfono: 57 6044406150
Algunas de las funciones particulares de esta área en relación con Datos
Personales son:
Recibir las solicitudes de los Titulares de Datos Personales, tramitar y
responder aquellas que tengan fundamento en la Ley o estas Políticas,
como por ejemplo: solicitudes de actualización de Datos Personales;
solicitudes de conocer los Datos Personales; solicitudes de supresión de
Datos Personales cuando el Titular presente copia de la decisión de la
Superintendencia de Industria y Comercio de acuerdo con lo establecido
en la Ley, solicitudes de información sobre el uso dado a sus Datos
Personales, solicitudes de actualización de los Datos Personales,
solicitudes de prueba de la Autorización otorgada, cuando ella hubiere
procedido según la Ley.
Dar respuesta a los Titulares de los Datos Personales sobre aquellas
solicitudes que no procedan de acuerdo con la Ley.
XXI. VIGENCIA Y MODIFICACIONES.
La presente versión de la Política de Tratamiento de Datos Personales se publicará
en la página web de CENTRO MUSICAL S.A.S., igualmente se difundirá la entre
los funcionarios, colaboradores, proveedores y demás personas que tienen
alguna responsabilidad en el tratamiento de datos personales. La empresa se
reserva el derecho de modificar esta Política de Tratamiento de Datos Personales
en cualquier momento, cualquier cambio será informado y publicado
oportunamente.
Finalmente, CENTRO MUSICAL S.A.S está comprometida con la realización
oportuna de campañas de difusión y capacitación para el debido entendimiento
y aplicación de la presente Política de Tratamiento de Datos Personales. Esta es
la primera versión la cual empieza a regir a partir del 09 de marzo de 2023.
